Digitalisierung ist seit vielen Jahren ein großes Thema. Es existiert viel Expertenwissen dazu. Aber warum wird in so vielen Projekten lediglich Geld verbrannt?
Digitalisierung ist seit vielen Jahren ein großes Thema. Es existiert viel Expertenwissen dazu. Aber warum wird in so vielen Projekten lediglich Geld verbrannt?

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Digitalisierung = Geldverbrennung?

7 Min.

Digitalisierung ist seit vielen Jahren ein großes Thema. Es existiert viel Expertenwissen dazu. Aber warum wird in so vielen Projekten lediglich Geld verbrannt?

Ich bin immer wieder überrascht, wenn ich Berichte in den Medien zum Thema Digitalisierung lese, die mit dem Bild eines Roboters versehen sind. Und ich bin erst recht irritiert, wenn der Bericht zum Gegenstand hat, dass Menschen durch Maschinen ersetzt werden sollen.

Daher scheint mir eine Begriffsklärung zu aller erst angebracht, denn das, was in diesen Fällen thematisiert wird, sind Themen, die wohl eher unter den Begriffen Automatisierung und Robotik zu subsumieren sind: Eine (Teil-)Arbeitsstrecke soll ohne Mitwirkung Ihrer Mitarbeitenden absolviert werden bzw. Maschinen ersetzen die menschlichen Interaktionen mit Systemen.

In Digitalisierungsprojekten geht es lediglich darum, dass das, was Ihre Mitarbeitenden „produzieren“, in digitaler Form zwecks Weiterreichung und Weiterverwendung zur Verfügung steht. Und auch darum, dass Ihre Mitarbeitenden „auf Knopfdruck“ alles haben, was sie benötigen, um ihren Job ordentlich erledigen zu können.

Anwendungsfelder

Heutzutage gibt es Software und Apps für so ziemlich alles, was Ihre Mitarbeiter machen sollen: Um

  • Kundendaten zu speichern und für Verkauf und Marketing zu verwenden,
  • Material zu beschaffen, zu lagern und zu versenden,
  • Personaldaten und Arbeitszeiten zu erfassen und Löhne und Gehälter zu berechnen,
  • Rechnungen zu schreiben, zu verbuchen und zu bezahlen, u. v. a. m.

Spannend und anspruchsvoll wird es, wenn die viele Anwendungssoftware ordentlich miteinander kommunizieren sollen. Plakativ:

  • Wenn die von Person „A“ hinterlegten Kundendaten
  • von Person „B“ verwendet werden, um ein Angebot anzulegen,
  • „C“ das Angebot später auf Knopfdruck in einen Auftrag umwandelt,
  • „D“ den künftigen Materialbedarf ausgerechnet bekommt und einen Einkaufsprozess startet,
  • „E“ aufgrund des Auftrages den Warenversand initiiert,
  • „F“ daraufhin die Rechnung erstellt,
  • „G“ die Rechnung verbucht,
  • „H“ den (fehlenden) Geldeingang angezeigt bekommt, etc.

Die Rede hier ist von „Enterprise-Resource-Planning (ERP)“-Systemen.

Kosteneinsparungspotenziale

Wie Sie dieser Zusammenstellung auf computerweekly.com entnehmen können, die Investitionskosten für ERP-Systeme für den Mittelstand sind wahrlich nicht ohne, um die Einsparpotenziale heben zu können. Hinzu kommen individuelle Anpassungen an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und darüber hinaus noch die Kosten, die in Ihrem Unternehmen selbst anfallen – z. B. im Projekt eingebundene Mitarbeiterkapazitäten.

Was Personalkosteneinsparungen betrifft, meiner Erfahrung nach können Sie eher selten aufgrund von reinen Digitalisierungsprojekten Personal entlassen. Vielmehr verhält es sich so, dass Sie ein wenig länger wachsen können, ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen.

Die eigentlichen Einsparungen kommen daher, weil Sie kostspielige Fehler aufgrund unzureichender Informationsweitergabe minimieren können. Und weil Sie die Grundlage dafür schaffen, um leichter unproduktive und wertvernichtende Zusammenhänge und Gesetzmäßigkeiten des Unternehmens erkennen, analysieren und ggf. mit einer Anpassung der Produkt-, Preis-, Marketingpolitik und der Ablauforganisation entsprechend darauf reagieren zu können.

Return on Investment

Es ist wohl ein offenes Geheimnis, dass die hohen Investitionskosten sich eher selten rechnen – gesetzt den Fall, dass Sie den Mut aufbringen, sich nachträglich diese Berechnung überhaupt erst „anzutun“.

Einerseits deswegen, weil die Ist-Projektkosten/-dauer in der Regel signifikant höher/länger ausfallen als ursprünglich von Ihnen prognostiziert.

Aber hauptsächlich deswegen, weil ERP-Systeme nach und nach zu verstaubten und schlecht gepflegten „digitalen Ablagen“ verkommen. Von Kosteneinsparungen aufgrund effizienter digitaler Kommunikation zwischen Abteilungen und Geschäftsbereichen kann dann keine Rede sein.

Warum ist das so und was können Sie dagegen unternehmen?

Ursache 1: Ein systemimmanenter Fehler wird digitalisiert und dadurch in die Abläufe einbetoniert

Ich möchte ein Gleichnis verwenden, um Ihnen dieses Phänomen leichter zu visualisieren.

Ihr Mitarbeiter hat immer wieder eine starke allergische Reaktion und muss schnell ins Krankenhaus zur ambulanten Behandlung. Nach und nach haben immer mehr Mitarbeitende allergische Reaktionen. Daher schließen Sie mit einem Taxi-Unternehmen eine Shuttle-Service-Vereinbarung zum Vorzugsgroßkundenpreis ab. Ihre Transportkosten werden dadurch gesenkt.

Diese Kosteneinsparungen sind in der Tat real und Sie können sie ausrechnen. Die Höhe der Kosteneinsparungen ist jedoch gänzlich irrelevant, denn wenn Sie herausfänden, wogegen Ihre Mitarbeitenden allergisch sind, und den Grund abstellen, dann könnten Sie sich all das ersparen.

Dieses Phänomen erlebte ich zuletzt bei einem Unternehmen mit zig Vertriebsmitarbeitern. Es herrschte eine ungewöhnlich hohe Mitarbeiter-Fluktuation – Gerichtsverhandlungen o. Ä. inbegriffen. Aus diesem Grund hatte das Unternehmen sehr viel Geld in Software investiert, um schnell Mitarbeiter-Zugänge zu sperren, Abmahnungen und Arbeitszeugnisse zu schreiben und Personalbuchhaltung zu flexibilisieren. Darüber hinaus hatte man feste Datenaustausch-Schnittstellen zu einer Anwaltskanzlei und zu einer Personalvermittlungsorganisation etabliert.

Es war an mir, die passenden Worte zu finden, um die Geschäftsführung auf diese banale Ursache-Wirkung aufmerksam zu machen: Alle Aufwendungen, die man durch die Investitionen zu reduzieren versuchte, waren ein großes Stück weit auf das miserable Führungsverhalten des Top-Managements zurückzuführen!

Ein anderes typisches Beispiel für dieses Phänomen sind Callcenter-Lösungen, um der hohen Zahl von Kundenbeschwerde-Anrufen Herr zu werden, anstatt den wahren Ursachen für die Kundenbeschwerden auf den Grund zu gehen und sie abzustellen.

Ursache 2: Schlechte Prozesse werden digitalisiert und dadurch in die Abläufe einbetoniert

Auch hier ein Gleichnis: Ihre Putzfrau füllt den Eimer mit heißem Wasser und fügt Reiniger dazu. Sie fängt an, das Waschbecken im Bad zu putzen. Sie unterbricht den Putzvorgang, um in einem anderen Zimmer irgendetwas anderes zu machen. Wenn sie wieder zurück ins Bad kommt, ist das Wasser wieder kalt und das Waschbecken zwischenzeitlich wieder verschmutzt. Daher fängt sie wieder von vorne an.

Sie können für Ihre Putzfrau Rollerskates kaufen, damit sie schneller zwischen den Zimmern hin und her wechseln kann. Sie können die Wassertemperatur im Eimer durch Sensoren messen, auswerten und akustische Signale an die Putzfrau rausgeben, oder, oder. Aber das alles darf nicht den Umstand kaschieren, dass es überhaupt keinen Sinn ergibt, dass die Putzfrau so arbeitet wie sie arbeitet!

Meiner Beobachtung nach sind mittelständische Unternehmen nicht nur gespickt mit stark optimierungsbedürftigen Abläufen …

… sie bezahlen sogar sehr viel Geld an die beauftragten Softwarehäuser, um deren Standardsoftwarelösungen individuell anpassen zu lassen – i. e. diese wenig Sinn stiftenden Abläufe eins zu eins abbilden zu lassen.

Ursache 3: Es herrscht Uneinigkeit darüber, was eine (zu digitalisierende) Tätigkeit eigentlich bewirken soll

Ihre Putzfrau oben steht nun vor dem Bücherregal und möchte Staub wischen. Sie kann von außen grob drüber gehen oder alternativ jedes einzelne Buch herausholen, abwischen und wieder einstellen. Es versteht sich wohl von selbst, dass die Qualität-Aufwands-Parameter in diesen beiden Fällen kaum unterschiedlicher sein könnten.

Sind Sie ein pingeliger Mensch und erwarten picobello geputzte Regale, aber die Putzfrau wischt nur grob drüber, dann werden Sie beide sich ständig darüber streiten, dass sie, Ihrer Meinung nach, keine gute Arbeit leistet.

Würde Ihnen jedoch ein grobes Wischen reichen, aber sie putzt jedes einzelne Buch, dann werden Sie sich ständig darüber streiten, dass sie viel zu lange braucht, nie fertig wird und daher viel zu viel kostet.

Unklare und konfliktäre Rollenerwartungen sind der Hauptgrund für Frust, Demotivation und unproduktive Abläufe.

Auch an diesem plakativen Beispiel verdeutlicht: Sie können Sensoren an Ihre Putzfrau anbringen, um ihre Bewegungen zu analysieren, Sie können Scan-Codes an die Bücher anbringen und einen Scanner in den Putzlappen integrieren, um die Anzahl der geputzten Bücher zu überwachen, oder, oder.

Aber was die Klärung der hier zwingend notwendigen Rollenerwartung betrifft, gilt leider: Thema verfehlt, setzen, sechs!

Fazit:

Bevor Sie auch nur ein Euro in weiteren Digitalisierungs- oder Automatisierungsinvestitionen stecken, möchte ich Ihnen ans Herz legen, zunächst die wahren internen Abläufe zu erfassen und diese gemeinsam mit allen Mitarbeitenden zu optimieren. Zur Optimierung muss sich die (kritische Masse der) Gemeinschaft einig sein/werden:

  • Für wen genau möchten wir als Organisation mit unseren Produkten und Dienstleistungen was genau bewirken?
  • Verfolgen wir dabei eine Qualitäts-, Kosten- oder Zeit-Führerschaftstrategie?
  • Was genau trägt die Tätigkeit einer Person zu dieser Unternehmensmission bei?
  • Wie lange brauchen wir für den Vorgang und was kostet uns das?

Sollten Sie sich für meine Vorgehensweise interessieren, und wie ich Sie dabei unterstützen kann, verweise ich gerne auf mein Intro-Video:

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Um Ihre Prozesse & den menschlichen Faktor zu beherrschen und Ihre Profitabilität nachhaltig zu steigern, benötigen Sie ein gutes Gefühl dafür, wie einzelne Themen miteinander verbunden sind. Im Beitrag “Menschen, nicht Software, optimieren Prozesse!” habe ich daher für Sie visualisiert, wie Themen meiner bisherigen Fachbeiträge und Publikationen miteinander verbunden sind. Werfen Sie bitte einen Blick rein!

Kommentare

1 Kommentar zu „Digitalisierung = Geldverbrennung?“

  1. Pingback: Rentabilität ist riskant & faktor-menschlich | Fachblog: Kourosh Ghaffari

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