Schlüssel-Mitarbeiter sind am Tisch, um gemeinsam die Prozesse zu optimieren.

Mit diesem Beitrag möchte ich Ihnen einen Überblick geben, welche Faktoren bei der Prozessoptimierung eine Rolle spielen können.

Menschen, nicht Software, optimieren Prozesse!

7 Min.

Ihre Mitarbeitenden sollen interne Prozesse aktiv optimieren und erfolgreich kommunizieren?

Dann ist eine Digitalisierungs- und Automatisierungskampagne der falsche Ansatzpunkt. Denn zunächst gilt es, die gegenseitigen Erwartungen einvernehmlich zu klären und das Verhalten aller aufeinander abzustimmen.

Mit diesem Beitrag möchte ich Ihnen einen Überblick geben, welche Faktoren bei der Prozessoptimierung eine Rolle spielen können.

Digitalisierung und Automatisierung sind der falsche Einstieg in die Prozessoptimierung

Wer sich für das Thema „Prozesse optimieren“ interessiert und googelt, stößt auf zahlreiche Anbieter von Anwendungssoftware und IT-Systemen. Die Themen „Digitalisierung“ und „Automatisierung“ gehen dabei Hand in Hand.

Viele von ihnen sind Nischenanbieter und bieten die Möglichkeit, einen ganz konkreten, eng umrissenen Prozess zu optimieren: Wie kann man den Rechnungslauf, den Einkauf, die Personalabrechnung etc. effizienter gestalten? Wenn Sie auf der Suche nach Lösungen sind, um Ihre gesamten Unternehmensprozesse zu optimieren, helfen Ihnen diese Insellösungen natürlich nicht weiter.

Sie werden aber auch viele unternehmensweite Systemlösungen und damit verbundene Beratungsleistungen finden, die eine ganzheitliche Lösung in Aussicht stellen. Das klingt viel vielversprechender. Die schlechte Nachricht: Wenn Sie Ihre Prozesse aus dieser Perspektive optimieren wollen, ist die Wahrscheinlichkeit leider sehr hoch, dass Sie Ihr Ziel verfehlen.

Warum das so ist, möchte ich anhand eines Gleichnisses verdeutlichen.

Gegenseitige Erwartungen klären, Verhalten aufeinander abstimmen

Das Oberhaupt einer Großfamilie hat seinen Haushalt fest im Griff. Alle wissen z. B., dass es um 19.00 Uhr Abendessen gibt und sitzen pünktlich am Tisch. Die Küche ist darauf vorbereitet. Sie weiß auch, wer welche Vorlieben beim Essen hat. Auch wenn es z. B. um die Ordnung in den Zimmern und Gemeinschaftsräumen geht, sind die gewohnten Abläufe aufeinander abgestimmt und Hauspersonal und Bewohner nehmen aufeinander Rücksicht.

Auch wenn die Prozesse aufeinander abgestimmt sind, kann die Kommunikation untereinander anstrengend sein: Manchmal ruft man sich etwas zwischen Tür und Angel zu, was leider missverstanden wird und zu ärgerlichen Missverständnissen führt. Oder es gibt unvorhersehbare innere und äußere Umstände, die den gewohnten Ablauf immer wieder stören. Deshalb stellt das Familienoberhaupt einen Butler ein, der den Familienmitgliedern künftig als Diener zur Seite steht und für eine bessere interne Kommunikation und Koordination sorgt.

Ein System sollte der Butler und nicht das Familienoberhaupt sein

Der Butler steht hier sinnbildlich für das System, das zum Einsatz kommt. Und so sollte es auch eingesetzt werden:

Es dient den Mitarbeitern, die auch ohne es auskommen. Es ist nur nicht so effizient.

 

Symbolbild: IT unterstützt als Butler den Bewohnern, um die Prozesse zu optimieren

Um beim Gleichnis zu bleiben: Nehmen wir an, das Familienoberhaupt hat seinen Haushalt nicht im Griff: Es ist nicht klar, wann welches Zimmer dran ist, und niemand kommt pünktlich zum Essen. So gibt es viele Reibereien darüber, was wann auf den Tisch kommt und welches Zimmer wann geputzt wird. Kurz: Im Haushalt macht jeder, was er will.

Kann das Familienoberhaupt einen Butler einstellen, der für Ordnung sorgt? Ja, das kann er und es funktioniert: Der Butler sorgt für Ordnung! Er bestimmt, wann was gegessen wird und wann welches Zimmer besetzt ist – ohne Rücksicht auf die Bedürfnisse, Ess-, Schlaf- oder sonstigen Gewohnheiten der Bewohner. Das Problem ist der Preis, der dafür bezahlt werden muss und der leider oft übersehen wird:

Denn de facto wird der Butler nach und nach zum Familienoberhaupt und die Hausbewohner fühlen sich zunehmend fremd und unwohl im eigenen Haus. Auch das Familienoberhaupt selbst. Sie alle haben das Gefühl, dem Butler zu dienen – und nicht umgekehrt! Sie rebellieren gegen den jetzigen und alle zukünftigen Butler.

Erst erfolgreich kommunizieren lernen, dann ein neues System einführen

Wenn es also darum geht, Prozesse zu optimieren, ist die richtige Reihenfolge klar: Zuerst sorgt man dafür, dass das Verhalten aller aufeinander abgestimmt ist. Dann macht man sich gemeinsam Gedanken über die Effizienz der Abläufe – was auch die Anschaffung eines IT-Systems beinhalten kann.

Das Problem, vor dem Sie stehen: Ihr Unternehmen ist ein komplexes Gebilde. Als solches hat es ein „lebendiges Eigenleben“, das sich nicht so einfach erklären und steuern lässt. Denn Unternehmen bestehen aus Menschen mit all ihren Egoismen, Eigenheiten und Marotten.

Bei den Prozessen in Ihrem Unternehmen sind die einzelnen Komponenten „komplex-kausal“ miteinander verknüpft: Viele Ursachen haben viele Wirkungen und Wechselwirkungen, die zeitverzögert auftreten können.

Wenn man aus einem komplexen Gebilde eine Komponente herausnimmt und sie losgelöst vom Rest behandelt, bringt man das Gebilde eher ins Chaos. Ein komplexes Gebilde kann nur als Ganzes in die gewünschte Richtung entwickelt werden. Dabei sind die Fernwirkungen und Wechselwirkungen der eingeleiteten Maßnahmen im Auge zu behalten.

Fachbeiträge für Unternehmer und Entscheidungsträger

Meine Arbeitsweise verlangt, dass ich Unternehmen immer als Ganzes betrachte. Meine Fachbeiträge sollen Impulse geben und die Unternehmensführung in einem komplexen Umfeld ein Stück weit erleichtern. Im Bild unten habe ich für Sie die Themen meiner bisherigen Veröffentlichungen visualisiert.

Ich hoffe, Sie lassen sich nicht abschrecken, wenn das Bild auf den ersten Blick kompliziert erscheint. Die Stichworte sind nämlich unter dem Bild kurz erklärt und mit den entsprechenden Fachartikeln verlinkt. So können Sie in Ruhe stöbern und sich über die Inhalte informieren, die Sie betreffen oder interessieren.

Prozesse nachhaltig und wirtschaftlich optimieren: die Komponenten

Das Thema „Risikomanagement“ sehe ich derzeit als Erster unter Gleichen. Denn die Welt ist längst aus den Fugen geraten und wir können es uns einfach nicht mehr leisten, nur die Kosten und Erlöse der nächsten Berichtsperiode im Auge zu behalten. Es bleibt uns nichts anderes übrig, als den Blick auf die mittel- und langfristige Zukunft des Unternehmens zu richten und uns strategische Gedanken über den richtigen Umgang mit Chancen und Risiken zu machen.

Diese strategischen Überlegungen bilden den übergeordneten Rahmen für die gemeinsam zu erreichenden Ziele:

Wenn Sie das Unternehmensziel definiert haben und gemeinsam darauf hinarbeiten, stellt sich die Frage: Inwieweit ist das, was Ihre Mitarbeitenden tun, wirklich geeignet, um das Unternehmensziel zu erreichen? Die Auseinandersetzung mit der „Effektivität“ von Aktivitäten führt also dazu, dass Sie „das Richtige“ tun, um Ihr definiertes Ziel zu erreichen und die beabsichtigte Wirkung zu erzielen, die Sie mit der Zielerreichung verbinden.

Erst wenn die Effektivität positiv geklärt ist, stellt sich die Frage nach der „Effizienz“. Effizient zu arbeiten bedeutet, so zu arbeiten, dass die eingesetzten Ressourcen und das damit erzielte Ergebnis in einem günstigen Kosten-Nutzen-Verhältnis stehen. Wenn Sie die Effizienz steigern wollen, dann suchen Sie nach Lösungen, wie Ihre Mitarbeitenden den gewünschten Output noch schneller und mit noch weniger Aufwand erreichen können. Ich möchte drei der wichtigsten Aspekte herausgreifen:

Prozesse zu optimieren ist in der Regel eine Aufgabe der Manager. Die Kakophonie, die dadurch entsteht, dass die Rollenerwartungen an sie in der Regel nicht geklärt sind, gehört zu den größten Produktivitätsvernichtern in Unternehmen. Es gilt: „Leitende Tätigkeiten“ braucht jedes Unternehmen mehr als dringend – aber nicht unbedingt Hierarchie!

Und last but not least: der Einzelne und sein „Mindset“! Das ist der Schlüssel, um Prozesse nachhaltig zu optimieren und hier setze ich an: Es geht darum, die Mitarbeitenden aktiv einzubinden und zu zufriedenen Gestaltern zu befähigen, die entspannt gemeinsam die Zukunft Ihres Unternehmens gestalten.

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