Schlüssel-Mitarbeiter sind am Tisch, um gemeinsam die Prozesse zu optimieren.

Mit diesem Beitrag möchte ich Ihnen einen Überblick geben, welche Faktoren bei der Prozessoptimierung eine Rolle spielen können.

Menschen, nicht Software, optimieren Prozesse!

7 Min.

Sie wollen, dass Ihre Mitarbeiter aktiv die internen Prozesse optimieren und erfolgreich miteinander kommunizieren?

Eine Digitalisierungs- und Automatisierungs-Kampagne ist der falsche Einstieg. Denn erst gilt es dafür zu sorgen, dass die gegenseitigen Erwartungen einvernehmlich geklärt und das Verhalten aller aufeinander abgestimmt sind.

Mit diesem Beitrag möchte ich Ihnen einen Überblick geben, welche Faktoren bei der Prozessoptimierung eine Rolle spielen können.

Digitalisierung und Automatisierung ist der falsche Einstieg in Prozessoptimierung

Wenn Sie sich für das Thema „Prozesse optimieren“ interessieren und danach googeln, werden Sie auf viele Anbieter von Anwendungssoftware- und IT-Systemen stoßen. Themen „Digitalisierung“ und „Automatisierung“ gehen damit Hand in Hand.

Viele darunter sind Nischenanbieter und stellen in Aussicht, einen ganz konkreten und eng gefassten Prozess zu optimieren: Wie Sie Ihren Rechnungslauf, Ihren Einkauf, Ihre Personalbuchhaltung etc. effizienter gestalten können. Wenn Sie auf der Suche nach Lösungen sind, um die Prozesse des Unternehmens insgesamt zu optimieren, dann helfen diese Insellösungen natürlich nicht weiter.

Aber Sie werden auch viele unternehmensweite Systemlösungen und dazugehörigen Beratungen finden, die eine ganzheitliche Lösung in Aussicht stellen. Das klingt deutlich verheißungsvoller. Die schlechte Nachricht: Wenn Sie aus dieser Perspektive heraus Ihre Prozesse optimieren wollen, dann ist die Chance leider sehr groß, dass Sie Ihr Ziel verfehlen werden. Warum das so ist, möchte ich anhand eines Gleichnisses verdeutlichen.

Gegenseitige Erwartungen klären, Verhalten aufeinander abstimmen

Das Familienoberhaupt einer Großfamilie hat seinen Haushalt fest im Griff. Alle wissen beispielsweise, dass um 19:00 Uhr zu Abend gegessen wird und sitzen pünktlich am Tisch. Die Küche ist auf diesen Ablauf vorbereitet. Sie weiß auch, wer welche Esspräferenzen hat. Auch wenn es z. B. darum geht, für Ordnung in den Schlafzimmern und gemeinsamen Räumen zu sorgen, dann sind die üblichen Abläufe aufeinander abgestimmt und das Hauspersonal und die Bewohner nehmen auch sonst aufeinander Rücksicht.

Obgleich die Abläufe aufeinander abgestimmt sind, kann die Kommunikation untereinander dennoch anstrengend sein: Manchmal ruft man sich zwischen Tür und Angel was zu, was bedauerlicherweise missverstanden und zu ärgerlichen Missverständnissen führt. Oder es gibt unvorhersehbare interne und externe Gegebenheiten, die regelmäßig dafür Sorge tragen, dass die üblichen Abläufe gestört werden. Deswegen stellt das Familienoberhaupt einen Butler ein, der künftig den Familienmitgliedern als Diener zur Seite steht und für eine bessere interne Kommunikation und Koordination sorgt.

Der Butler steht hier sinnbildlich für das System, das zum Einsatz kommt. Und das wäre auch die richtige Art und Weise, wie es zum Einsatz kommen sollte: 

Es dient den Mitarbeitern, die auch ohne zurechtkämen – halt nur nicht so effizient.

 

Symbolbild: IT unterstützt als Butler den Bewohnern, um die Prozesse zu optimieren

Ein System sollte der Butler und nicht das Familienoberhaupt sein

Um beim Gleichnis zu bleiben, nehmen wir nun an, dass das Familienoberhaupt seinen Haushalt nicht fest im Griff hat: Es ist nicht klar, wann welches Zimmer daran ist und niemand erscheint pünktlich zum Essen. Es gibt somit viele Reibereien dahingehend, was wann zum Essen serviert und welches Zimmer wann geputzt werden sollte. Kurz: Im Haushalt macht jeder das, was er will.

Kann das Familienoberhaupt einen Butler einstellen, um für Ordnung zu sorgen? Ja, das kann es und das funktioniert auch: Der Butler sorgt für Ordnung! Er bestimmt, wann was gegessen wird und wann welches Zimmer daran ist – ohne Rücksicht auf die Bedürfnisse, Ess-, Schlaf- oder sonstigen Gewohnheiten der Bewohner. Das Problem ist der Preis, den man für diese Herangehensweise zahlt und den man leider oft ausblendet:

Denn de facto avanciert der Butler nach und nach zum Familienoberhaupt und die Hausbewohner fühlen sich zunehmend fremd und unwohl im eigenen Haus. Auch das Familienoberhaupt selbst. Sie alle haben das Gefühl, dem Butler zu dienen – und nicht umgekehrt! Sie rebellieren gegen den jetzigen und allen künftigen Butlern.

Erst erfolgreich kommunizieren lernen, dann ein neues System einführen

Wenn es also darum geht, Ihre Prozesse zu optimieren, liegt die richtige Reihenfolge klar auf der Hand: Erst sorgt man dafür, dass das Verhalten aller aufeinander abgestimmt ist. Danach macht man sich gemeinsam Gedanken um die Effizienz der Abläufe – wozu auch die Anschaffung eines IT-Systems gehören kann.

Das Problem, das Sie dabei vorfinden werden: Ihr Unternehmen ist ein komplexes Gebilde. Als ein solches hat es ein „lebendiges Eigenleben“, das nicht so einfach erklär- und steuerbar ist. Denn Unternehmen bestehen aus Menschen mit all ihren Egoismen, Einzigartigkeiten und Marotten.

Was die Abläufe in Ihrem Unternehmen betrifft, die Einzelkomponenten sind miteinander „komplex-kausal“ verbunden: Viele Ursachen verursachen viele Wirkungen und Wechselwirkungen, die mit einem Zeitverzug auftreten können.

Wenn Sie aus einem komplexen Gebilde eine Komponente herausgreifen und losgelöst vom Rest behandeln, dann sorgen Sie tendenziell für Chaos im Gebilde. Ein komplexes Gebilde können Sie nur als Ganzes in die gewünschte Richtung hinentwickeln. Dabei sind die Fern- und Wechselwirkungen der eingeleiteten Maßnahmen im Auge zu behalten.

Fachartikel für Unter­nehmer und Entscheider

Meine Arbeitsweise erfordert, dass ich Unternehmen immer als Ganzes betrachte. Meine Fachbeiträge sind dafür da, um Impulse zu geben und die Unternehmensführung in einem komplexen Umfeld ein Stück weit zu erleichtern. Im Bild unten habe ich Themen, die ich in meinen bisherigen Publikationen aufgegriffen habe, für Sie visualisiert.

Ich hoffe Sie lassen sich davon nicht entmutigen, dass das Bild auf den ersten Blick kompliziert erscheinen mag. Die Stichworte sind nämlich unterhalb vom Bild kurz erklärt und auf die entsprechenden Fachbeiträge verlinkt. So können Sie in aller Ruhe herumstöbern und sich über die Inhalte informieren, die Sie betreffen oder interessieren.

Prozesse nachhaltig und profitabel optimieren: die Komponenten

Den Themenbereich „Risikomanagement“ erachte ich aktuell als Erster unter Gleichen. Denn die Welt spielt bereits länger verrückt und wir können uns schlicht nicht mehr leisten, lediglich die Kosten und Erlöse der nächsten Berichtsperiode im Auge zu behalten. Es bleibt uns nichts anders übrig, als den Blick auf die mittel- bis langfristige Zukunft des Unternehmens zu richten und uns strategische Gedanken um den richtigen Umgang mit Chancen und Risiken zu machen.

Diese strategischen Überlegungen legen den übergeordneten Rahmen für die Ziele fest, die Sie gemeinsam anstreben wollen:

Wenn Sie das Unternehmensziel festgelegt haben und darauf gemeinsam zusteuern, stellt sich die Frage: Inwiefern ist das, was Ihre Mitarbeiter tun, wirklich dafür geeignet, um das Unternehmensziel zu erreichen? Die Auseinandersetzung mit der „Effektivität“ von Tätigkeiten bringt Sie somit dazu, „das Richtige“ zu tun, um zu Ihrem definierten Ziel und zum beabsichtigten Effekt, den Sie mit dieser Zielerreichung verbinden, zu gelangen.

Erst wenn die Effektivität positiv geklärt ist, ergibt sich die Frage der „Effizienz“. Effizient zu arbeiten, bedeutet so zu arbeiten, dass die eingesetzten Ressourcen und das dadurch erzielte Ergebnis in einem günstigen Kosten-Nutzen-Verhältnis stehen. Wenn die Effizienz gesteigert werden soll, dann suchen Sie nach Lösungen, damit Ihre Mitarbeiter noch schneller und mit noch weniger Aufwand den vorgesehenen Output erzielen. Drei der wichtigsten Aspekte dabei möchte ich herausgreifen:

Prozesse zu optimieren, ist in der Regel eine Aufgabe, die den Leitenden zugeschrieben wird. Die Kakofonie, die deswegen entsteht, weil die Rollenerwartungen an diese in aller Regel nicht geklärt sind, gehört zu den signifikantesten Produktivitätsvernichtern in Unternehmen. Es gilt: „Leitende Tätigkeiten“ braucht jedes Unternehmen mehr als dringend – aber nicht zwingend Hierarchien!

Und last not least, das Individuum und sein „Mindset“! Das ist der Schlüssel, um Prozesse nachhaltig zu optimieren und hier setze ich an: Es gilt, die Mitarbeiter aktiv einzubinden und zu zufriedenen Gestaltern zu befähigen, die entspannt gemeinsam die Zukunft Ihres Unternehmens gestalten.

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