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Interne Kom­mu­ni­ka­tion: Wie gelingt ein pro­duk­ti­ver E-Mail-Aus­tausch? — 3 Kommentare

  1. Wann immer eine neue Tech­nik in den Büro­eta­gen Ein­zug nahm und jeder sie nach belie­ben und kos­ten­los ver­wen­den dürfte, war der unsin­nige Umgang mit die­ser Tech­nik vor­pro­gram­miert.
    Ein Bei­spiel:
    Als man ver­suchte den Büro­bo­ten durch eine Rohr­post­an­lage zu erset­zen, muß­ten man erken­nen, dass nicht nur Post son­dern viele andere Gegen­stände damit beför­dert wer­den. Plötz­lich war die Anlage zur Beför­de­rung von Ziga­ret­ten, Schreib­ma­te­rial, Bier­fla­chen und aller­lei Scherze unter den Kol­le­gen miss­braucht wor­den. Die Anzahl der hin und her geschick­ten Sen­dun­gen stieg auch um das viel­fa­che, gegen­über der Anzahl wel­che der Büro­bote frü­her trans­por­tiert hätte. Die Erleich­te­rung der Kom­mu­ni­ka­tion machte so eine Anlage zum Selbst­zweck bis der letzte Chef es auch noch ein­sah, dass er hier einen Rie­gel vor­zu­schie­ben hat.
    Zur Gegen­wart:
    Ein Freund von mir war Krank­heits­be­dingt 4 - 5 Wochen aus­ge­fal­len. In sei­nem Post­fach sam­mel­ten sich mehr als 1000 emails.
    Als er wie­der zur Arbeit kam, las er davon nicht eine ein­zige email son­dern kopierte sie alle in einem extra Ord­ner und war­tete ab wer sich noch­mal mel­det.
    Es waren ganze 5 The­men bzw. emails, wes­we­gen er noch­mal ange­schrie­ben wurde.

    • Ihr Bei­spiel mit Ihrem Freund der seine Emails unge­le­sen archi­vierte läßt ver­mu­ten, dass er sich mit unwe­sent­li­che Sach­ver­halte beschäf­tigt.
      Wäre er bei­spiels­weise für die Sicher­heit von Mit­ar­bei­tern, Anla­gen oder Maschi­nen ver­ant­wort­lich, könnte er keine ein­zige sei­ner Emails unge­le­sen archi­vie­ren, damit es nicht zu einem Scha­dens­fall oder Eklat kommt.

    • Eine berech­tigte Ver­mu­tung! Durch ein­fachste orga­ni­sa­to­ri­sche Maß­nah­men lässt sich das Pro­blem auf ein Mini­mum redu­zie­ren. Wenn …:

      • … die Abläufe und Zustän­dig­kei­ten klar gere­gelt sind, so dass man recht sicher davon aus­ge­hen kann: Wenn ich als An-Emp­fän­ger eine interne E-Mail erhalte, dann hat es auch einen berech­tig­ten Grund.
      • … die Betreff-Zeile so gestal­tet ist, dass beim Über­flie­gen bereits klar ist, wovon der Inhalt han­delt und wie dring­lich das Thema ist.
      • … eine hin­ter­legte Abwe­sen­heits­no­tiz die Absen­der dar­auf hin­weist, dass sie die Ver­tre­tung XY bei die­sem und jenem Thema kon­tak­tie­ren sol­len.
      • U. v. m.

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