Zeitmanagement: Gehetzt von Sitzung zu Sitzung rennend die Zeit zu managen & To-do-Listen zu priorisieren und abzuarbeiten, soll die Lösung sein? Grusel!
Zeitmanagement: Gehetzt von Sitzung zu Sitzung rennend die Zeit zu managen & To-do-Listen zu priorisieren und abzuarbeiten, soll die Lösung sein? Grusel!

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Zeitmanagement – Das BOSS-Prinzip

12 Min.

Zeitmanagement: Probleme entstehen, weil Sie wichtige, aber nicht dringende, Themen aufschieben. Das Boss-Prinzip behandelt die Ursachen statt der Symptome.

Ich stehe seit über 30 Jahren im Geschäftsleben und das Thema „Zeitmanagement“ begleitet mich fast genauso lange. Es gehörte zu den ersten Weiterbildungsmaßnahmen, die ich von meinem ersten Arbeitgeber spendiert bekam.

Und, wie es sich für Großkonzern-Arbeitgeber gehört, die Referenten, die ich im Laufe der Jahre zu diesem Thema vorgesetzt bekam, galten und gelten als ausgewiesene Experten auf diesem Gebiet.

Sicher, das Wissen nebst Tipps und Tricks, die sie uns Teilnehmern vermittelten, waren durchaus brauchbar. Ja, sie wissen in der Tat wie man Zeit „managt“: Sie erzählten uns, welche Menge an Arbeit sie so im Laufe des Tages gewuppt kriegen, welche Anzahl an Sitzungen und Kundenmeetings sie erfolgreich managen und absolvieren u. v. a. m.

Ist es ein attraktives Ziel, Zeit zu „managen“?

Eine unangenehme Investitionsphase in Kauf zu nehmen, um dann am Ende mit einer attraktiven Investitionsrendite belohnt zu werden, ja, dafür wäre ich immer zu begeistern. Aber die Rendite, die die Experten mir vorführten und somit implizit in Aussicht stellten, war schlicht nicht „sexy“.

Denn was mich störte, war etwas anderes: Ich nahm die Zeitmanagement-Experten als sehr gehetzt wahr. Ich erlebte sie als reagierend auf die von außen auf sie einprasselnden Impulse.

Gehetzt von Sitzung zu Sitzung rennend die Zeit zu managen und lange To-do-Listen zu priorisieren und abzuarbeiten, soll die Lösung sein? Grusel!

Gestresster Mann rennt und betreibt Multitasking

Was wird anders/besser, wenn ich erfolgreich bin, was das Thema Zeitmanagement betrifft?“ Meine eigenen Assoziationen mit dem Thema „Zeitmanagement“ waren stets andere, denn wann immer ich mir diese Frage stellte, dann hatte ich eher das Bild vor dem inneren Auge, das Sie oben als Beitragsbild sehen können:

Am Ziel angekommen, bin ich nicht gehetzt von außen, Boss meiner eigenen Zeit und selbstbestimmt. Nicht reagierend, sondern agierend.

Die Geburtsstunde des B.O.S.S.-Prinzips

Dies vorausgeschickt, ich konnte mich nie wirklich für das Thema Zeitmanagement begeistern. Das blieb auch so bis Anfang Mai 2020, als ich damit begonnen habe, ein neues Kompakt-eBook zu schreiben. Thema: „Produktiv zusammenarbeiten – offline oder online“. Im Zuge der Vorbereitung habe ich natürlich recherchiert, was andere so zu diesem Thema schreiben.

Uhr und Prozessdarstellung in der Handfläche gehalten
Online-KursProfessionell, produktiv und ertragreich zusammenarbeiten

Abteilungsegoismen überwinden und die Fachkräfte befähigen:

  • Professionell zusammenzuarbeiten,
  • Produktivitätsvernichter und den eigenen Beitrag dazu
  • zu erkennen und eigenständig zu optimieren.

Leicht gesagt, aber wie soll das gehen?

Wie der Zufall es so wollte, das Thema Zeitmanagement gehört auch mit dazu, wenn man über das Thema Produktivität schreiben möchte. Daher habe ich ein kurzes Kapitel dazu eingefügt.

Zuvor habe ich aus gegebenem Anlass meinen eigenen Status quo Revue passieren lassen. Das war die Geburtsstunde des B.O.S.S.-Prinzips, das ich mit Unterstützung meiner Frau auf den Punkt gebracht habe. Denn siehe da: Ich bin längst an meinem o. g. Ziel angekommen.

Ich habe dabei so gut wie nichts von dem umgesetzt, was man in Sachen Zeitmanagement empfiehlt. Ich führe keine To-do- und Prioritätenlisten und stehe dennoch sehr selten unter Zeitdruck von außen. Ich bin in der Regel Boss meiner eigenen Zeit und selbstbestimmt.

Das habe ich bereits so empfunden als leitender Angestellter in einem Großkonzern, als KMU-Geschäftsführer und auch heute als Selbstständiger:

  • Ich spür(t)e höchst selten Terminstress in meinen Kundenprojekten.
  • Ich war/bin superpünktlich was Auswärtstermine betrifft – auch dann, wenn es längere Staus gibt, die Flugabfertigung viel länger als gewöhnlich dauert oder eine Zugverbindung ausfällt.

Ich beschreibe Ihnen den Weg, den ich genommen habe. Ob Sie die Investitionsrendite am Ende dieser Phase als attraktiv genug empfinden, um den Weg auf sich zu nehmen, bleibt natürlich Ihnen überlassen.

Um leichter transportieren zu können, was ich anders mache, beginne ich mit einer sehr gängigen und populären Zeitmanagementmethode: das sogenannte „Eisenhower-Prinzip“. Zunächst erkläre ich Ihnen das Konzept mit wenigen Sätzen, um dann aufzuzeigen, warum ich wie davon abweiche.

Zeitmanagement: Das Eisenhower-Prinzip

Es sieht vor, anstehende Aufgaben in vier Kategorien aufzuteilen, die sich an zwei Achsen ausrichten:

  1. Wichtigkeit (für das Individuum)
  2. Dringlichkeit (für das Unternehmen)
Das Eisenhower-Prinzip: Wichtige und dringende Aufgaben selbst erledigen!

Aufgrund der Kombinationsmöglichkeiten der zwei Kriterien ergeben sich vier Kategorien in folgender Reihenfolge/Gewichtung (aus Sicht des Individuums):

  • Kategorie 1wichtig und dringend: Diese Aufgabe sollen Sie sofort selbst erledigen.
  • Kategorie 2wichtig, aber nicht dringend: Diese sollen Sie terminieren und später selbst erledigen.
  • Kategorie 3nicht wichtig, aber dringend: Diese sollen Sie an andere delegieren.
  • Kategorie 4nicht wichtig und nicht dringend: Diese sollen Sie ignorieren und somit gar nicht bearbeiten.

Das klingt doch vernünftig, oder nicht? Warum sollten Sie ein Problem damit haben? Nun, das Prinzip mag im militärischen Kontext mit strikten Hierarchien und Befehlsketten funktionieren, aber ich glaube nicht, dass es im Unternehmenskontext funktionieren kann. Ich glaube vielmehr, dass das Konzept für reichlich viele Folgeprobleme in Unternehmen sorgen wird. Zur Begründung der These zunächst einige einleitende Worte:

Egal, ob Sie als Abteilungsleiter die Verantwortung für eine Abteilung oder als Geschäftsführer für das ganze Unternehmen tragen, Sie haben es stets und zu jeder Zeit mit drei Themenfeldern zutun, die nach sehr unterschiedlichen Spielregeln funktionieren:

  1. Ziele setzen, Arbeiten koordinieren, die Führung übernehmen, Resultate erzielen,
  2. Sich Menschen zuwenden, ihre Bedürfnisse erkennen, sich öffnen, Beziehungen gestalten,
  3. Fakten sammeln und auswerten, nachdenken und sich nicht ablenken lassen, Erkenntnisse gewinnen.

Ein Themenfeld liegt Ihnen tendenziell sehr und eins tendenziell nicht so sehr. Bei Interesse, auf diese Thematik gehe ich detailliert in meinem eBook „Nachhaltige Entscheidungsprozesse“ ein.

Wichtige Tasks

Alle Tasks, die Sie vorfinden, lassen sich diesen Themenfeldern zuordnen. Wenn Sie ein Lieblingsthema haben, dann ist es Ihnen wichtig und Sie kümmern sich verstärkt um dieses Thema. Sie entwickeln eine Routine darin und wissen daher: “Ich kann es besser und schneller erledigen als meine Mitarbeiter.” Und: “Wenn ich es selbst erledige, dann kann ich mich darauf verlassen, dass das Ergebnis brauchbar ist.”

  • Daher kommt das Eisenhower-Prinzip zur Schlussfolgerung: Ist der Task wichtig (für Sie) und dringend (für das Unternehmen), dann sollen Sie ihn sofort selbst erledigen.

Dieses Gebaren fällt jedoch auch anderen eher früher als später auf. Sie denken sich: „Mein Boss weiß eh alles besser. Lass ihn/sie das machen. Es lohnt sich nich, es selbst auszuprobieren und sich daran zu verbrennen, weil das Ergebnis für den Boss nicht gut genug ist, – geschweige denn Mitdenken und neue Ideen einbringen. “

  • Es entsteht dadurch tendenziell eine Flaschenhalsposition in Ihrer eigenen leitenden Position. Es ist ein Stück weit eine selbsterfüllende Prophezeiung, die dafür sorgt, dass die Mitarbeiter wegen jeder Kleinigkeit zu Ihnen kommen.

Nicht wichtige Tasks

Tasks, die uns nicht liegen, behandeln wir eher stiefmütterlich. Wir haben keine Lust dazu, es selbst auszuprobieren. Das macht einfach keinen Spaß. Der Task bleibt liegen. Wenn er jedoch wichtig für das Unternehmen ist, dann kann dies zu bitteren Konsequenzen führen.

  • Die Lösung des Eisenhower-Prinzips: Dann sollen Sie ihn halt an andere delegieren.

Die Gretchenfrage dabei: Wie stellen Sie sicher, dass die andere Person sich tatsächlich zeitnah um den beauftragten Task kümmert?

Und woher nehmen Sie sich die Zeit, um den Mitarbeiter zu überwachen?

Man übergibt den Stab an eine andere Person

Mit der Eisenhower-„Lösung“ treten Sie somit eine Kette von neuen Problemen los. Allem voran: Da Sie keine brauchbaren eigenen Erfahrungswerte besitzen, haben Sie keine geeignete Leistungs­bemessungs­grund­lage und sind somit auf Gedeih und Verderb dem Handeln der beauftragten Person ausgeliefert. Sie können dann nur noch hoffen, dass sie weiß, was sie tut.

  • Wenn nicht, dann haben Sie wohl Pech gehabt und haben das Nachsehen.

Sie würden es womöglich nicht glauben, wie viele Unternehmer ich im Laufe der Jahre kennengelernt habe, die nicht die geringste Ahnung von Buchhaltung o. Ä. haben. Sie verlassen sich blind auf ihre Buchhaltungsmitarbeiter und/oder Steuerberater. Sie sind dann perplex, wenn

  • aufgrund deren dilettantischer Arbeit sie selbst es sind, die wegen vermeintlicher Konkursverschleppung plötzlich mit einem Bein im Gefängnis stehen oder
  • über Jahre Geld unterschlagen wurde.

Erkenne ich die Konsequenzen meiner Inkompetenz?

Auch ein anderes Phänomen geht mit dieser Thematik einher: Der sogenannte Dunning-Kruger-Effekt! Die Sozialpsychologen David Dunning und Justin Kruger hatten in ihren Studien bemerkt, dass wenn man in einem Thema wenig Kompetenz besitzt, dann

  • neigt man dazu, die eigenen Fähigkeiten zu überschätzen,
  • überlegene Fähigkeiten bei anderen nicht zu erkennen und
  • das Ausmaß der eigenen Inkompetenz nicht richtig einzuschätzen.

Soll man wirklich nicht wichtige und nicht dringende Tasks ignorieren?

Frau steckt den Kopf in den Sand.

Zuletzt betrachten wir die Aufforderung, die wie ein Mantra in der Zeitmanagement-Literatur wiederholt wird: Sie sollten nicht wichtige und nicht dringende Tasks ignorieren.

Das sorgte stets bei mir für ungläubiges Kopfschütteln, denn sie ist schlicht nicht kompatibel mit meiner Wahrnehmung der Wirklichkeit, in der gilt:

Themen, die wir ignorieren, fliegen uns regelmäßig um die Ohren.

Zeitmanagement: Das B. O. S. S.-Prinzip:

Dies vorausgeschickt, empfehle ich eine gegenläufige Vorgehensweise: Beliebtes outsourcen, Semibeliebtes selbst erledigen – B. O. S. S.!

Beliebte Themen

Investition: Sie sollten gerade die Themen outzusourcen beginnen, die Ihnen liegen, die beliebt sind.

Sie haben nämlich das Wissen und die Erfahrung, die nötig sind, um durchdachte Prozesse und Back-up-Strukturen aufzusetzen.

Boss bildet Mitarbeiterin aus.

Sie bringen das eigene Wissen ein, sorgen somit für Wissenstransfer und erziehen Mitarbeiter zu selbstständigem Denken und Handeln.

  • Rendite: Wenn klar durchdachte Prozesse und Back-up-Strukturen etabliert sind, und Sie den Mitarbeitern das notwendige Handwerkszeug gelehrt haben, können Sie anschließend entspannt Rosinenpickerei betreiben.

Semi-/unbeliebte Themen

Junger Mann zeigt auf sich selbst

Investition: Sie sollten sich erst selbst um die Themen kümmern, die wichtig, aber semibeliebt – ja sogar unbeliebt – sind.

Nach und nach lernen Sie dazu und entwickeln ein Gefühl dafür, woran Sie eine unter- oder überdurchschnittliche Leistung in diesen Punkten erkennen können.

  • Rendite: Danach können Sie entspannt die Tätigkeit outsourcen.

Auch das war im Übrigen eine der Erkenntnisse, die Dunning und Kruger aus ihren Studien gewonnen hatten: Weniger kompetente Personen können in der Tat durch Bildung oder Übung nicht nur ihre Kompetenz steigern, sondern auch lernen, sich und andere besser einzuschätzen.

Wichtig, aber nicht dringend? Pronto!

Investition: Alle für das Unternehmen wichtigen, aber nicht dringenden, Themen (Eisenhower-Kategorie 2) sollten Sie so behandeln, als wenn sie superdringend wären.

Ich handhabe das so: Wenn ich zum Beispiel in drei Monaten einen Kunden-Workshop habe und eine Woche Vorbereitungszeit, dann muss ich spätestens in einer Woche ab heute fertig sein!

Während dieser Vorbereitungszeit könnte ich, wenn ich die Kapazität dazu habe, viel und vielleicht sogar bis spät in die Nacht arbeiten, um die Aufgabe schnell zu erledigen und sie aus dem Kopf zu bekommen.

Wohl gemerkt: Das ist kein Druck von außen aufgrund eines Deadlines oder aufgrund Anforderungen Dritter. Das ist ein positiver Druck von innen, der dafür sorgt, dass ich performe.

Sanduhr

Und ich kann jederzeit entspannt die Arbeit unterbrechen – für einen Kunden oder für meine Familie. Denn ich weiß: Nichts Schlimmes wird passieren.

Ich kann anschließend bis zum Termin

  • die Zeit nutzen, um die Vorbereitung weiter zu perfektionieren und/oder
  • alles in aller Ruhe so zu gestalten und zu organisieren, dass der Workshop bei Bedarf von jeder anderen Person in meinem Team abgehalten werden kann. Das ist meine bevorzugte Wahl.

Ja, es kann auch mal passieren, dass der Workshop kurzfristig ausfällt. Dann war die Vorbereitungszeit vermeintlich nutzlos. Aber das ist für mich nicht einmal ansatzweise so schlimm, wie die Vorstellung, immer und immer wieder vor der Situation zu stehen, dass ich gehetzt und auf den letzten Drücker bis tief in die Nacht des Vorabends an der Vorbereitung arbeiten muss.

  • Rendite: Da Themen nicht aufgeschoben werden, können Sie entspannt auf unerwartete Entwicklungen reagieren. Die Eisenhower-Kategorie 1 „wichtig und dringend“ kommt bei Ihnen daher höchst selten vor!

Zeit nehmen, um nicht wichtige Themen zu klären

Investition: Daher habe und nehme ich mir die Zeit, mich gerade um die Eisenhower-Kategorie 4 „nicht wichtig und nicht dringend“ zu kümmern. Von wegen ignorieren:

Ein Thema ist nicht wichtig für mich aber wichtig für das Unternehmen? Warum habe ich es dann auf den Tisch gekriegt und nicht der dafür zuständige Mitarbeiter?

  • Das ist ein signifikantes Indiz dafür, dass ich Versäumnisse habe in der Klärung der Zuständigkeiten meiner Mitarbeiter.

Das Thema ist weder wichtig für mich noch wichtig für das Unternehmen? Warum ist dann das Unternehmen damit konfrontiert?

  • Das ist ein signifikantes Indiz für Versäumnisse in der Missionsaussage des Unternehmens und/oder im Erwartungsmanagement gegenüber Kunden.

Alle Tasks, die Sie als nicht wichtig (für das Unternehmen) wahrnehmen, sollten Sie sich genauer anschauen, um sicherzustellen, dass Sie nicht unabsichtlich eine wichtige Komponente übersehen. Stellt sich bei der Klärung tatsächlich heraus, dass sie für das Unternehmen nicht wichtig sind, sollten Sie danach streben, sie ganz abzuschaffen.

  • Dazu gehört womöglich eine Marketing-Kampagne, die Sie vom Vorgänger übernommen hatten, die jedoch längst nicht mehr zu den Zielen des Unternehmens passt.
  • Oder eine zeitintensive kostenlose Zusatzleistung, die Sie seinerzeit für einen sehr wichtigen Kunden eingeführt hatten und heute noch fortsetzen, obwohl das aktuelle Geschäftsvolumen diese kostenlose Zusatzleistung längst nicht mehr rechtfertigt.

Haben Sie selbst jedoch ein Faible für eine nicht wichtige Aufgabe, dann sind Sie gut beraten, die Klärung und gegebenenfalls Abschaffung einer anderen Person zu übertragen.

  • Rendite: Die wichtigsten Erkenntnisse zur Optimierung der internen Abläufe und des Marktauftritts kommen nicht selten aufgrund der bewussten Beschäftigung mit der Kategorie 4.

Fazit: Zeitmanagement nach dem B.O.S.S.-Prinzip versus Eisenhower-Prinzip

Ich befürchte, beim Eisenhower-Prinzip ist die Zeitkomponente letztlich der Maßstab, der Sie als Individuum zum Handeln bewegt: Sie kümmern sich erst dann um Themen, wenn sie dringend geworden sind. Dann pickten Sie sich heraus, was davon Sie selbst behandeln möchten, und ein anderer wird sich um die anderen Tasks kümmern – oder auch nicht.

Ich hingegen betrachte die Zeitkomponente lediglich als ein Symptom, das deshalb entsteht, weil die Zuständigkeiten nicht geklärt sind und Sie semi-/unbeliebte, aber wichtige, Themen aufschieben. Bei meiner Zeitmanagement-Philosophie wird daher die Wichtigkeit zum Maßstab, der Sie als Individuum zum Handeln bewegt: Wenn Sie dafür Sorge tragen, dass die zuständige Person klar benannt wird und diese sich frühzeitig um diese Tasks kümmert, verhindern Sie, dass sie dringend werden.



Autor:

eBooks, Hörbücher, Podcasts:

Titelbilder der beiden eBooks bei bookboon.com
→ bookboon.com

4 Kommentare zu „Zeitmanagement – Das BOSS-Prinzip“

  1. Schön, dass das vielgepriesene Eisenhower-Prinzip auch in Frage gestellt wird, denn es funktioniert in vielen Bereichen kaum.
    Ich möchte es anhand einer alltäglichen Aufgabe die Defizite des Eisenhower-Prinzipes erläutern.
    Ich leite mehrmals regelmäßig ggf. unregelmäßig wöchentlich, monatlich oder quartalsweise Sitzungen mit unterschiedlichen Teilnehmern, Themen, Wichtigkeit und Dringlichkeit.
    Ich protokolliere die Sitzungen alle zeitnah unabhängig von ihrer Wichtigkeit oder Dringlichkeit, denn ich möchte nicht Wochen später die Sitzungsinhalte anhand meiner Kurznotizen rekonstruieren zu müssen oder die Teilnehmer in so einer Lage zu bringen.
    Vermutlich hatte Herr Eisenhower ein besseres Gedächnis als wir? :)

    1. Danke Ihnen! Ich handhabe das Thema exakt genauso wie Sie. Wenn ich z. B. Workshops abhalte, dann nicht selten mit einer 2. Person als Schriftführer, damit ich mich ganz auf die Workshopleitung konzentrieren kann. Die Zuständigkeit für diesen Task ist somit genau geregelt und die nächste Frage, die dann unmittelbar mit der Person geklärt wird, ist die Dringlichkeit: “Ich möchte bitte das Protokoll zeitnah nach dem Workshop, idealerweise bereits am Tag danach.”

      Von der BOSS-Perspektive aus betrachtet: Ist es wichtig (für das Unternehmen), dass ein Protokoll erstellt wird? Die Antwort ist zweifelsfrei: Ja! Um sich zu vergewissern, dass alle in der Sitzung das Gleiche verstanden haben, um die Beschlüsse und die To-dos festzuhalten, etc. Daher gilt: Wichtig und somit als superdringend zu behandeln.

  2. Danke für diese Sichtweise, die mir aufschlussreicher und hilfreicher erscheint als das Eisenhower-Prinzip! Es erfordert zwar viel Disziplin, v.a., wenn Aufschieben bereits Usus ist, aber das Resultat rechtfertigt den emotionalen Invest in die Überwindung des inneren Schweinehundes.

    1. Vielen Dank für das freundliche Feedback. Beim Thema “nicht Aufschieben”, i. e. sich mit Nachdruck um Kategorie 2 zu kümmern, erlebt man den RoI recht schnell. Das ist daher nicht so schlimm. Erfahrungsgemäß ist für Menschen am schlimmsten, wenn sie sich selbst um semi-/unbeliebte Themen kümmern sollen.

      Das erlebe ich regelmäßig, wenn ich beispielsweise kreative Unternehmer dafür begeistern möchte, sich mit der eigenen Buchhaltung, dem Mahnwesen, der Produktkalkulationen, o.Ä. auseinanderzusetzen.

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