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Was haben Über­stun­den und Kontoüber­zie­hungen gemein­sam? — 7 Kommentare

  1. Ich gebe Ihnen Recht, die Email Kom­mu­ni­ka­tion ist längst aus dem Ruder gelau­fen.

    Vor nicht allzu lan­ger Zeit, gab es in gro­ßen Unter­neh­men einen Post­bo­ten. Seine Auf­gabe bestand darin, ein bis zwei­mal am Tag Lauf­map­pen von einem Kol­le­gen zum nächs­ten zu tra­gen. (Ein per­so­ni­fi­zier­ter Email­dienst)

    In die­sen Lauf­map­pen waren in aller Regel die Infor­mato­nen erhal­ten, die man heute in einer Email packt. (Ein­schließ­lich Spam)

    Heute bekommt man für ein ver­gleich­bar gro­ßes Pro­jekt pro Tag mehr Emails als damals pro Monat man Akten­no­ti­zen bekam.

    Die Zeit die wir durch die Ver­ein­fa­chung der inter­nen Kor­repon­denz durch Emails ein­spa­ren, ver­plem­pern wir durch die Häu­fig­keit und Beant­wor­tung die­ser. (Und der Post­bote ist durch ITler ersetzt wor­den.:))

    Wei­ter­hin sind Bespre­chun­gen und deren Pro­to­kolle aus dem Ruder gelau­fen.
    Was vor zwan­zig Jah­ren mach­bar war muss auch heute funk­tio­nie­ren. Vier Kol­le­gen tref­fen sich und jeder notiert sich die weni­gen Punkte die ihn betrif­fen auf, statt ein Pro­to­koll aus­zu­ar­bei­ten, und es in Form zu brin­gen und anschlie­ßend an die vier Kol­le­gen und einem noch einen wei­te­ren Per­so­nen­kreis zu ver­sen­den.
    Diese Aktion ver­braucht mehr Res­sour­cen als die eigent­lich Bespre­chung für alle vier Mit­ar­bei­ter zusam­men gedau­ert hat.

    D.

    • Guten Abend!

      Als ich das letzte Mal einen Satz mit »vor nicht allzu lan­ger Zeit« begon­nen habe, war es, um einen jun­gen Men­schen in den 20ern zu erklä­ren, wie ich mit einem Kas­set­ten­re­cor­der aus­ge­stat­tet vor dem Radio saß und die bei­den Knöpfe rechts und links gleich­zei­tig dru­cken musste, um Musik auf­zu­neh­men. Dann habe ich in das fra­gende Gesicht geschaut und fest­ge­stellt, dass ich ihn wohl längst ver­lo­ren hatte. Wahr­schein­lich war er noch bei der Frage hän­gen­ge­blie­ben: »warum machte er das, wenn man auch down­loa­den kann?« ok, dachte ich mir, viel­leicht ist Zeit doch rela­tiv und es war doch »vor ver­mute und befürchte ich lan­ger Zeit«. Ihren Satz hätte ich per­sön­lich genauso begon­nen aber nach der geschil­der­ten Erfah­rung hätte ich auch hier nun einige Zwei­fel … :)

      Auf­grund mei­ner Arbeit mit Fir­men kann ich berich­ten, dass man interne Sit­zun­gen recht gut in den Griff bekom­men kann. Wenn der Sit­zungs­lei­ter die Grund­re­geln des Zeit­ma­nage­ments und der Mode­ra­tion kennt bzw. bei­gebracht bekommt, dann geht es schon recht gut. Kom­men die Grund­re­geln der »ziel­ori­en­tier­ten Gesprächs­füh­rung« dazu, dann wer­den es rich­tig kurze und pro­duk­tive Sit­zun­gen. Der Sit­zungs­lei­ter braucht dann ledig­lich die Spiel­re­geln zu erklä­ren und anzu­wei­sen (und sich selbst daran zu hal­ten) und er wird kaum Pro­bleme mit den Teil­neh­mern haben.

      Auch bei der E-Mail-Kom­mu­ni­ka­tion gibt es aller­lei Spiel­re­geln, die man fest­le­gen kann und ganz sicher auch sollte. Aber das E-Mail-Thema ist von einem ganz ande­ren Kali­ber. Das Thema wird näm­lich höchst per­sön­lich genom­men und ist daher emo­tio­nal belegt. Jeder Mit­ar­bei­ter hat seine eigene Art und Gewohn­hei­ten im Laufe der Jahre kul­ti­viert. Und wir Men­schen ver­än­dern uns nur sehr ungern und reagie­ren dar­auf mit einer Blo­cka­de­hal­tung. An einer »Hal­tungs­än­de­rung« mit­tels z. B. Coa­ching kommt man daher schwer vor­bei. Dazu kommt, dass wenn man die­ses Thema angeht, alle ande­ren noch unge­re­gel­ten The­men bezüg­lich Kom­pe­ten­zen und Ver­ant­wort­lich­kei­ten, Hier­ar­chien und ablauf­or­ga­ni­sa­to­ri­schen Struk­tu­ren plötz­lich offen­ge­legt wer­den und eben­falls mit gere­gelt wer­den müs­sen.

  2. »Wenn der Sit­zungs­lei­ter die Grund­re­geln des Zeit­ma­nage­ments und der Mode­ra­tion kennt bzw. bei­gebracht bekommt, dann geht es schon recht gut.«

    Das Pro­blem beginnt schon damit wer der Sit­zungs­lei­ter ist.
    Der Jenige der ein­ge­la­den hat oder der Jenige der den höchs­ten Rang beklei­det?

    Dann kom­men wir noch zu den Grund­la­gen des Zeit­ma­nage­ments.
    Was bedeu­tet es, soll die Sit­zung abge­bro­chen wer­den wenn The­men mehr Dis­kus­si­ons­zeit bedür­fen als urspüng­lich vom Ein­la­den­den geschätzt, oder wenn sich die Tei­neh­mer nicht inner­halb der vor­ge­ge­be­nen Zeit eini­gen kön­nen oder wol­len?

    • Sehr wich­tige und berech­tigte Fra­gen! Wich­tig ist m.E., das man *über­haupt* sich genau diese Fra­gen stellt, damit man die Spiel­re­geln im Ein­zel­fall oder im All­ge­mei­nen fest­le­gen kann. Es gibt m.E. keine Patent­lö­sung, höchs­tens Erfah­rungs­werte für wahr­schein­li­che Fol­gen!

      Ein Bei­spiel: Als ich ein Team von Coachs zusam­men­ge­stellt hatte, habe ich selbst das Team­buil­ding gelei­tet. Nahe­lie­gend, wenn man so etwas von Berufs wegen macht. Das würde ich in Zukunft aber nicht mehr so hand­ha­ben, denn dadurch habe ich meine bei­den »Rol­len« ver­mischt und mein Leben unnö­tig schwer gemacht: Die Rolle als neu­tra­ler Moderator/​ Coach und die Rolle als Front­mann der Truppe mit kla­ren und berech­tig­ten Eigen­in­ter­es­sen. Es gibt zwar Hilfs­mit­tel (z. B. Hut auf­set­zen und die Gruppe weiß, dass gerade der Front­mann spricht) aber das macht es nicht min­der anstren­gend. In Zukunft würde ich mir erst die Frage stel­len, ob ich mir leis­ten kann, neu­tral zu blei­ben oder ich bes­ser meine Inter­es­sen als Front­mann in der Sit­zung ver­tre­ten sollte und daher einen ande­ren mit der Lei­tung beauf­trage.

      Das Thema aus­ufernde Dis­kus­sio­nen kann auch andere Ursa­chen haben. Ein häu­fi­ger Grund ist, dass man »Posi­tio­nen besetzt« und ver­tei­digt, anstatt Lösun­gen zu suchen. Manch­mal aber macht man sich das Leben unnö­tig schwer, weil man ein­fa­che Tools wie z. B. eine »Ent­schei­dungs­ma­trix« nicht kennt oder ein­setzt.

    • Bei der Lösungs­fin­dung vie­ler Pro­bleme sind die »Tools« zunächst neben­säch­lich, denn von einer Ent­schei­dung ist man noch mei­len­weit ent­fernt.
      Zunächst muss ein kom­ple­xes Pro­blem in meh­re­ren weni­ger kom­ple­xen Teil­pro­bleme zer­legt wer­den. für jede die­ser Teil­pro­bleme ist wie­derum ein oder bes­ser meh­rere Lösungs­an­sätze zu fin­den. Zuletzt sind die Lösungs­an­sätze der Teil­pro­bleme in Bezug auf ihrer gegen­sei­ti­gen Kom­pa­ti­bi­li­tät zu über­prü­fen.

      Je nach Kom­ple­xi­tät eines Pro­blems kön­nen die Dis­kus­sio­nen aus­ufernd wer­den und es ist wenig ziel­füh­rend im Vor­feld der Dis­kus­sio­nen zeit­lich und orga­ni­sa­to­ri­sche Rah­men abzu­ste­cken um nur einen fik­ti­ven Zeit­plan ein­zu­hal­ten oder sich das Leben zu ver­ein­fa­chen. In sol­chen Fäl­len ist eine 2. oder gar 3. Runde die bes­sere Vor­ge­hens­weise.

      Des Wei­te­ren bezwei­fele ich, dass jede Dis­kus­sion einen Mode­ra­tor, genauso wenig wie jede Tanz­ver­an­stal­tung einen Vor­tän­zer benö­tigt.

    • Wenn es um kom­plexe The­men geht, gebe ich Ihnen gerne in der Sache recht. Bitte beden­ken Sie: Es gibt nicht nur sol­che Sit­zun­gen, son­dern auch sehr viele Rou­tine- und Spontan­sit­zun­gen, deren Sinn sich einem nicht sofort erschließt. Aber egal ob diese oder jene Sit­zun­gen, mir geht es nicht so sehr um das Sach­thema, son­dern um die *Hal­tung* zum Thema »Res­source Arbeits­zeit«:

      Viel­leicht stim­men Sie mit mei­ner Beob­ach­tung über­ein, dass Fir­men dazu nei­gen, mit die­ser kost­ba­ren Res­source ver­schwen­de­risch umzu­ge­hen. Man tut so, als ob sie unbe­grenzt vor­han­den ist: Getreu dem Motto: »Es ist egal, ob er eine Stunde län­ger in der Sit­zung sitzt, er holt sie eben am Abend nach«.

      Auch bei kom­ple­xen Sach­fra­gen kann man bewuss­ter mit die­ser Res­source umge­hen: Wer genau nimmt warum an der Sit­zung teil? Ist es wirk­lich nötig, dass jeder die ganze Zeit dabei bleibt? Gibt es indi­vi­du­elle Vor­be­rei­tun­gen, die schon vor der Sit­zung statt­fin­den kön­nen? Und viele andere Fra­gen. Ich habe an unzäh­li­gen Sit­zun­gen teil­ge­nom­men, in denen nur 2-3 Per­so­nen dis­ku­tier­ten und viele andere still und unbe­tei­ligt dabei saßen und mit Blackberry/​ Smart­phone spiel­ten.

      Auch wenn eine Sit­zung auf­grund bes­se­rer Pla­nung anstatt 3 Stun­den nur 2,5 Stun­den dau­ert, man braucht nur hoch­zu­rech­nen, was 0,5 Stun­den x Stun­den­satz x Teil­neh­mer x Anzahl der Sit­zung p.a. für eine Ein­spa­rung bedeu­ten!

      Zu Ihrem letz­ten Punkt: In der Sache haben Sie recht. Mög­li­cher­weise aber berück­sich­ti­gen Sie dabei den »Fak­tor Mensch« nicht aus­rei­chend! Nicht jeder Mensch ist ratio­nal und kon­trol­liert und hat das eigene Ver­hal­ten im Griff. Von »Zeit für eine Selbst­dar­stel­lung« bis »den­sel­ben Satz mehr­fach wie­der­ho­len«, es gibt viele mensch­li­che Marot­ten, die unnö­tig viel Zeit in Anspruch neh­men. Dafür ist die Klä­rung der Mode­ra­to­ren­rolle m.E. beson­ders hilf­reich. Der Mode­ra­tor kann natür­lich bewusst auf die Mode­ra­tion ver­zich­ten, wenn die Funk­tion nicht benö­tigt wird.

  3. Als ein frü­he­rer Arbeit­ge­ber von mir, in Rah­men der inner­be­trieb­li­chen Wei­ter­bil­dung, Mode­ra­ti­ons­schu­lun­gen anbot, haben sich alle Selbst­dar­stel­ler des Unter­neh­mens frei­wil­lig gemel­det. Somit wur­den alle Böcke zum Gärt­ner aus­ge­bil­det und durf­ten Kraft ihres Amtes nun ihre Mono­loge hal­ten.

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