Sehr viel. In beiden Fällen geht es um die Frage der Ressourcen-Planung. Und dennoch werden sie in den Firmen sehr unterschiedlich wahrgenommen und gelebt. Warum eigentlich?
Was würden Sie von einem Unternehmer halten, der dauerhaft seine Betriebsmittellinien überzieht, fast nie im Limit ist und daher extrem auf das Wohlwollen der Hausbank angewiesen ist?
Ihr Urteil fällt möglicherweise bestenfalls so aus: »Der arme Mensch, dem steht das Wasser bis zum Hals und er hat keine andere Wahl«.
Denn, wie plant ein konservatives und gesundes Unternehmen die Finanzressourcen? Vielleicht so: Der erwartete Bedarf sollte nicht mehr als 60% bis max. 80% der Betriebsmittellinien ausmachen.
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- Persönlichkeitsentwicklung:
Warum ticke ich so, wie ich ticke? Und was nun? - Mitarbeiterführung:
Leitende Tätigkeiten braucht jedes Unternehmen – aber nicht zwingend Hierarchien! - Prozessmanagement:
Silodenken überwinden, professionell & produktiv zusammenarbeiten! Geht das? - Kommunikation:
Warum reden wir aneinander vorbei und was können wir dagegen tun?
Der Rest wird für unerwartete Unterdeckungen als Reserve vorgehalten. Eine Überziehung der Kreditlinie ist auf jeden Fall zu meiden und, wenn überhaupt, ist sie als eine sehr kurzfristige Überbrückung gedacht.
Personalressourcen sind nichts anderes: Die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit von z. B. 40 Stunden/Woche ist vergleichbar mit der Höhe der zugesagten Kreditlinie. Alle planbaren Vorgänge im Tagesgeschäft (also auch Urlaubsvertretungen!) sollten daher in 60%-80% dieser Zeit erledigt sein. Sprich in 5-6 Stunden am Tag.
Der Rest der regulären Arbeitszeit sollte für unerwartete und nicht planbare Vorfälle, Weiterbildungen, Gedanken um die Optimierung des eigenen Arbeitsplatzes und der Zusammenarbeit mit anderen vorgesehen sein.
Die Realität ist leider, dass in vielen Unternehmen die Mitarbeiter noch nicht einmal das planbare Tagesgeschäft in der vertraglich vorgesehenen Zeit schaffen und deswegen Überstunden machen.
Bitte verstehen Sie mich nicht falsch, ich argumentiere hier nicht als ein Gutmensch, sondern rein betriebswirtschaftlich. Es ist m. E. nicht gesund, eine Firma dauerhaft auf wackligen Fundamenten zu stellen, wozu auch die dauerhafte Überziehung der Ressourcen gehört.
Noch eines haben die beiden Sachverhalte gemeinsam: Je dauerhafter man überzieht, desto größer ist die Gefahr, dass die Hausbank die Linien ganz streicht oder dass der Mitarbeiter seine „Linie“ streicht, indem er innerlich kündigt und/oder wegen Burn-out o. Ä. ausfällt.
Die Lösung kann natürlich nicht darin liegen, automatisch mehr Personal einstellen, denn diese Lösung wäre ein zweischneidiges Schwert. Es ist manchmal wie Antibiotika verabreichen, um Krankheitssymptome zu unterdrücken! Denn die eigentliche Ursache der Überstunden kann ganz woanders liegen: Hü-hott-Strategie des Managements, schlechte Prozesse, unklare Rollen, Flaschenhalspositionen, interne Grabenkämpfe, u. v. a. m.
Werden die wahren Ursachen nicht gefunden und behoben, kehrt die Problematik „Überstunden” wieder zurück und die Firma und ihre Mitarbeiter sind sogar noch mehr Druck aufgrund der Hebelwirkung der Fixkosten ausgesetzt.
Meine Empfehlung: Nehmen Sie sich die Frage vor, was passieren müsste, damit man die 60%-80% Faustregel umsetzen kann. Vielleicht bräuchte man schlankere Abläufe, klarere Zuständigkeiten oder effizientere Sitzungen.
Mein besonderer Tipp: Nehmen Sie sich vor allem die interne E-Mail-Kommunikation vor, die wohl in fast allen Organisationen längst aus dem Ruder gelaufen ist und vermutlich zum Arbeitszeitkiller Nr. 1 aufgestiegen ist.
Sehr gerne unterstütze ich Sie dabei, die wahren Ursachen zu identifizieren und das Problem nachhaltig zu lösen.
