Auch bei Überstunden geht es um die Frage der Ressourcen-Planung. Und dennoch werden die beiden Themen in den Firmen sehr unterschiedlich wahrgenommen.
Auch bei Überstunden geht es um die Frage der Ressourcen-Planung. Und dennoch werden die beiden Themen in den Firmen sehr unterschiedlich wahrgenommen.

Übersichtsseite Fachbeiträge

Was haben Überstunden und Kontoüber­zie­hungen gemeinsam?

3 Min.

Auch bei Überstunden geht es um die Frage der Ressourcen-Planung. Und dennoch werden die beiden Themen in den Firmen sehr unterschiedlich wahrgenommen. Warum eigentlich?

Was würden Sie von einem Unternehmer halten, der dauerhaft seine Betriebsmittellinien überzieht, fast nie im Limit ist und daher extrem auf das Wohlwollen der Hausbank angewiesen ist?

Ihr Urteil fällt möglicherweise bestenfalls so aus: »Der arme Mensch, dem steht das Wasser bis zum Hals und er hat keine andere Wahl«.

Ressourcenmanagement

Denn, wie plant ein konservatives und gesundes Unternehmen die Finanzressourcen? Vielleicht so: Der erwartete Bedarf sollte nicht mehr als 60% bis max. 80% der Betriebsmittellinien ausmachen.

Der Rest wird für unerwartete Unterdeckungen als Reserve vorgehalten. Eine Überziehung der Kreditlinie ist auf jeden Fall zu meiden und, wenn überhaupt, ist sie als eine sehr kurzfristige Überbrückung gedacht.

Personalressourcen managen, Überstunden vermeiden

Personalressourcen sind nichts anderes: Die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit von z. B. 40 Stunden/Woche ist vergleichbar mit der Höhe der zugesagten Kreditlinie. Alle planbaren Vorgänge im Tagesgeschäft (also auch Urlaubsvertretungen!) sollten daher in 60%-80% dieser Zeit erledigt sein. Sprich in 5-6 Stunden am Tag.

Der Rest der regulären Arbeitszeit sollte für unerwartete und nicht planbare Vorfälle, Weiterbildungen, Gedanken um die Optimierung des eigenen Arbeitsplatzes und der Zusammenarbeit mit anderen vorgesehen sein.

Die Realität ist leider, dass in vielen Unternehmen die Mitarbeiter noch nicht einmal das planbare Tagesgeschäft in der vertraglich vorgesehenen Zeit schaffen und deswegen Überstunden machen.

Bitte verstehen Sie mich nicht falsch, ich argumentiere hier nicht als ein Gutmensch, sondern rein betriebswirtschaftlich. Es ist m. E. nicht gesund, eine Firma dauerhaft auf wackligen Fundamenten zu stellen, wozu auch die dauerhafte Überziehung der Ressourcen gehört.

Noch eines haben die beiden Sachverhalte gemeinsam: Je dauerhafter man überzieht, desto größer ist die Gefahr, dass die Hausbank die Linien ganz streicht oder dass der Mitarbeiter seine „Linie“ streicht, indem er innerlich kündigt und/oder wegen Burn-out o. Ä. ausfällt.

Den Grund für den Überstunden-Bedarf ermitteln

Die Lösung kann natürlich nicht darin liegen, automatisch mehr Personal einstellen, denn diese Lösung wäre ein zweischneidiges Schwert. Es ist manchmal wie Antibiotika verabreichen, um Krankheitssymptome zu unterdrücken!

Denn die eigentliche Ursache der Überstunden kann ganz woanders liegen:

Hü-hott-Strategie des Managements, schlechte Prozesse, unklare Rollen, Flaschenhalspositionen, interne Grabenkämpfe, u. v. a. m.

Werden die wahren Ursachen nicht gefunden und behoben, kehrt die Problematik „Überstunden” wieder zurück und die Firma und ihre Mitarbeiter sind sogar noch mehr Druck aufgrund der Hebelwirkung der Fixkosten ausgesetzt.

Meine Empfehlung: Nehmen Sie sich die Frage vor, was passieren müsste, damit man die 60%-80% Faustregel umsetzen kann. Vielleicht bräuchte man schlankere Abläufe, klarere Zuständigkeiten oder effizientere Sitzungen.

Mein besonderer Tipp: Nehmen Sie sich vor allem die interne E-Mail-Kommunikation vor, die wohl in fast allen Organisationen längst aus dem Ruder gelaufen ist und vermutlich zum Arbeitszeitkiller Nr. 1 aufgestiegen ist.

Sehr gerne unterstütze ich Sie dabei, die wahren Ursachen zu identifizieren und das Problem nachhaltig zu lösen.


Autor:

eBooks, Hörbücher, Podcasts:

Titelbilder der beiden eBooks bei bookboon.com
→ bookboon.com

7 Kommentare zu „Was haben Überstunden und Kontoüber­zie­hungen gemeinsam?“

  1. Als ein früherer Arbeitgeber von mir, in Rahmen der innerbetrieblichen Weiterbildung, Moderationsschulungen anbot, haben sich alle Selbstdarsteller des Unternehmens freiwillig gemeldet. Somit wurden alle Böcke zum Gärtner ausgebildet und durften Kraft ihres Amtes nun ihre Monologe halten.

  2. “Wenn der Sitzungsleiter die Grundregeln des Zeitmanagements und der Moderation kennt bzw. beigebracht bekommt, dann geht es schon recht gut.”

    Das Problem beginnt schon damit wer der Sitzungsleiter ist.
    Der Jenige der eingeladen hat oder der Jenige der den höchsten Rang bekleidet?

    Dann kommen wir noch zu den Grundlagen des Zeitmanagements.
    Was bedeutet es, soll die Sitzung abgebrochen werden wenn Themen mehr Diskussionszeit bedürfen als urspünglich vom Einladenden geschätzt, oder wenn sich die Teinehmer nicht innerhalb der vorgegebenen Zeit einigen können oder wollen?

    1. Kourosh Ghaffari

      Sehr wichtige und berechtigte Fragen! Wichtig ist m.E., das man *überhaupt* sich genau diese Fragen stellt, damit man die Spielregeln im Einzelfall oder im Allgemeinen festlegen kann. Es gibt m.E. keine Patentlösung, höchstens Erfahrungswerte für wahrscheinliche Folgen!

      Ein Beispiel: Als ich ein Team von Coachs zusammengestellt hatte, habe ich selbst das Teambuilding geleitet. Naheliegend, wenn man so etwas von Berufs wegen macht. Das würde ich in Zukunft aber nicht mehr so handhaben, denn dadurch habe ich meine beiden “Rollen” vermischt und mein Leben unnötig schwer gemacht: Die Rolle als neutraler Moderator/ Coach und die Rolle als Frontmann der Truppe mit klaren und berechtigten Eigeninteressen. Es gibt zwar Hilfsmittel (z. B. Hut aufsetzen und die Gruppe weiß, dass gerade der Frontmann spricht) aber das macht es nicht minder anstrengend. In Zukunft würde ich mir erst die Frage stellen, ob ich mir leisten kann, neutral zu bleiben oder ich besser meine Interessen als Frontmann in der Sitzung vertreten sollte und daher einen anderen mit der Leitung beauftrage.

      Das Thema ausufernde Diskussionen kann auch andere Ursachen haben. Ein häufiger Grund ist, dass man “Positionen besetzt” und verteidigt, anstatt Lösungen zu suchen. Manchmal aber macht man sich das Leben unnötig schwer, weil man einfache Tools wie z. B. eine “Entscheidungsmatrix” nicht kennt oder einsetzt.

    2. Bei der Lösungsfindung vieler Probleme sind die “Tools” zunächst nebensächlich, denn von einer Entscheidung ist man noch meilenweit entfernt.
      Zunächst muss ein komplexes Problem in mehreren weniger komplexen Teilprobleme zerlegt werden. für jede dieser Teilprobleme ist wiederum ein oder besser mehrere Lösungsansätze zu finden. Zuletzt sind die Lösungsansätze der Teilprobleme in Bezug auf ihrer gegenseitigen Kompatibilität zu überprüfen.

      Je nach Komplexität eines Problems können die Diskussionen ausufernd werden und es ist wenig zielführend im Vorfeld der Diskussionen zeitlich und organisatorische Rahmen abzustecken um nur einen fiktiven Zeitplan einzuhalten oder sich das Leben zu vereinfachen. In solchen Fällen ist eine 2. oder gar 3. Runde die bessere Vorgehensweise.

      Des Weiteren bezweifele ich, dass jede Diskussion einen Moderator, genauso wenig wie jede Tanzveranstaltung einen Vortänzer benötigt.

    3. Kourosh Ghaffari

      Wenn es um komplexe Themen geht, gebe ich Ihnen gerne in der Sache recht. Bitte bedenken Sie: Es gibt nicht nur solche Sitzungen, sondern auch sehr viele Routine- und Spontansitzungen, deren Sinn sich einem nicht sofort erschließt. Aber egal ob diese oder jene Sitzungen, mir geht es nicht so sehr um das Sachthema, sondern um die *Haltung* zum Thema “Ressource Arbeitszeit”:

      Vielleicht stimmen Sie mit meiner Beobachtung überein, dass Firmen dazu neigen, mit dieser kostbaren Ressource verschwenderisch umzugehen. Man tut so, als ob sie unbegrenzt vorhanden ist: Getreu dem Motto: “Es ist egal, ob er eine Stunde länger in der Sitzung sitzt, er holt sie eben am Abend nach”.

      Auch bei komplexen Sachfragen kann man bewusster mit dieser Ressource umgehen: Wer genau nimmt warum an der Sitzung teil? Ist es wirklich nötig, dass jeder die ganze Zeit dabei bleibt? Gibt es individuelle Vorbereitungen, die schon vor der Sitzung stattfinden können? Und viele andere Fragen. Ich habe an unzähligen Sitzungen teilgenommen, in denen nur 2-3 Personen diskutierten und viele andere still und unbeteiligt dabei saßen und mit Blackberry/ Smartphone spielten.

      Auch wenn eine Sitzung aufgrund besserer Planung anstatt 3 Stunden nur 2,5 Stunden dauert, man braucht nur hochzurechnen, was 0,5 Stunden x Stundensatz x Teilnehmer x Anzahl der Sitzung p.a. für eine Einsparung bedeuten!

      Zu Ihrem letzten Punkt: In der Sache haben Sie recht. Möglicherweise aber berücksichtigen Sie dabei den “Faktor Mensch” nicht ausreichend! Nicht jeder Mensch ist rational und kontrolliert und hat das eigene Verhalten im Griff. Von “Zeit für eine Selbstdarstellung” bis “denselben Satz mehrfach wiederholen”, es gibt viele menschliche Marotten, die unnötig viel Zeit in Anspruch nehmen. Dafür ist die Klärung der Moderatorenrolle m.E. besonders hilfreich. Der Moderator kann natürlich bewusst auf die Moderation verzichten, wenn die Funktion nicht benötigt wird.

  3. Ich gebe Ihnen Recht, die Email Kommunikation ist längst aus dem Ruder gelaufen.

    Vor nicht allzu langer Zeit, gab es in großen Unternehmen einen Postboten. Seine Aufgabe bestand darin, ein bis zweimal am Tag Laufmappen von einem Kollegen zum nächsten zu tragen. (Ein personifizierter Emaildienst)

    In diesen Laufmappen waren in aller Regel die Informatonen erhalten, die man heute in einer Email packt. (Einschließlich Spam)

    Heute bekommt man für ein vergleichbar großes Projekt pro Tag mehr Emails als damals pro Monat man Aktennotizen bekam.

    Die Zeit die wir durch die Vereinfachung der internen Korrepondenz durch Emails einsparen, verplempern wir durch die Häufigkeit und Beantwortung dieser. (Und der Postbote ist durch ITler ersetzt worden.:))

    Weiterhin sind Besprechungen und deren Protokolle aus dem Ruder gelaufen.
    Was vor zwanzig Jahren machbar war muss auch heute funktionieren. Vier Kollegen treffen sich und jeder notiert sich die wenigen Punkte die ihn betriffen auf, statt ein Protokoll auszuarbeiten, und es in Form zu bringen und anschließend an die vier Kollegen und einem noch einen weiteren Personenkreis zu versenden.
    Diese Aktion verbraucht mehr Ressourcen als die eigentlich Besprechung für alle vier Mitarbeiter zusammen gedauert hat.

    D.

    1. Kourosh Ghaffari

      Guten Abend!

      Als ich das letzte Mal einen Satz mit “vor nicht allzu langer Zeit” begonnen habe, war es, um einen jungen Menschen in den 20ern zu erklären, wie ich mit einem Kassettenrecorder ausgestattet vor dem Radio saß und die beiden Knöpfe rechts und links gleichzeitig drucken musste, um Musik aufzunehmen. Dann habe ich in das fragende Gesicht geschaut und festgestellt, dass ich ihn wohl längst verloren hatte. Wahrscheinlich war er noch bei der Frage hängengeblieben: “warum machte er das, wenn man auch downloaden kann?” ok, dachte ich mir, vielleicht ist Zeit doch relativ und es war doch “vor vermute und befürchte ich langer Zeit”. Ihren Satz hätte ich persönlich genauso begonnen aber nach der geschilderten Erfahrung hätte ich auch hier nun einige Zweifel … :)

      Aufgrund meiner Arbeit mit Firmen kann ich berichten, dass man interne Sitzungen recht gut in den Griff bekommen kann. Wenn der Sitzungsleiter die Grundregeln des Zeitmanagements und der Moderation kennt bzw. beigebracht bekommt, dann geht es schon recht gut. Kommen die Grundregeln der “zielorientierten Gesprächsführung” dazu, dann werden es richtig kurze und produktive Sitzungen. Der Sitzungsleiter braucht dann lediglich die Spielregeln zu erklären und anzuweisen (und sich selbst daran zu halten) und er wird kaum Probleme mit den Teilnehmern haben.

      Auch bei der E-Mail-Kommunikation gibt es allerlei Spielregeln, die man festlegen kann und ganz sicher auch sollte. Aber das E-Mail-Thema ist von einem ganz anderen Kaliber. Das Thema wird nämlich höchst persönlich genommen und ist daher emotional belegt. Jeder Mitarbeiter hat seine eigene Art und Gewohnheiten im Laufe der Jahre kultiviert. Und wir Menschen verändern uns nur sehr ungern und reagieren darauf mit einer Blockadehaltung. An einer “Haltungsänderung” mittels z. B. Coaching kommt man daher schwer vorbei. Dazu kommt, dass wenn man dieses Thema angeht, alle anderen noch ungeregelten Themen bezüglich Kompetenzen und Verantwortlichkeiten, Hierarchien und ablauforganisatorischen Strukturen plötzlich offengelegt werden und ebenfalls mit geregelt werden müssen.

Kommentar verfassen

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.

Scroll to Top