Symbolbild für die Berechnung der Produktivität: periodische Zahlen werden gewürfelt
Erst wenn Sie Ihre Prozesszeiten und -kosten kennen, können Sie zielführende Ansätze zur Steigerung Ihrer Produktivität erkennen.
Erst wenn Sie Ihre Prozesszeiten und -kosten kennen, können Sie zielführende Ansätze zur Steigerung Ihrer Produktivität erkennen.

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Periodische Betrachtung der Produktivität ist sinnfrei

6 Min.

Das reale Geschehen in Unternehmen passiert in Prozessen und nicht in Perioden. Erst wenn man die Prozesszeiten und -kosten kennt, kann man zielführende Ansätze zur Steigerung der Produktivität erkennen.

Geschäftsführung 4.0 – Warum Komplexität im Unternehmen nicht kompliziert sein muss (4 Teile)

  • Teil 1: Effektivität versus Aufbauorganisation (publiziert auf bauingenieur24.de)
  • Teil 2: Effizienz versus Agilität (publiziert auf nbau.org)
  • Teil 3: Produktivität/Wirtschaftlichkeit versus Periodendenken (publiziert in der Zeitschrift „UnternehmerBrief Bauwirtschaft“ Ausgabe 10/2022, nachfolgend hier gespiegelt)
  • Teil 4: Strategische Unsicherheit versus Wirtschaftlichkeit (publiziert hier auf gbcc.eu)

Im letzten Beitrag haben wir uns mit dem Effizienzgedanken befasst und diesen kritisch dem Agilitätsgedanken gegenübergestellt. In diesem Teil machen wir mit der Produktivität und der Wirtschaftlichkeit weiter.

Die Produktivität und die Wirtschaftlichkeit

Produktivität ist eine betriebswirtschaftliche Kennzahl, die das Verhältnis zwischen der Output-Menge (i. e. produzierte Güter und Dienstleistungen) und der Input-Menge (i. e. dafür benötigte Produktionsfaktoren) beschreibt.

  • Wenn zum Beispiel mit 10 Mitarbeitern in 40 Stunden 4.000 Artikel hergestellt wird, beträgt die Arbeitsproduktivität 400 Artikel pro Mitarbeiter bzw. 100 Artikel pro Stunde.

Alternativ können die Kosten (inkl. kalkulatorische) und Erlöse gegenübergestellt werden, um die „Wirtschaftlichkeit“ beurteilen zu können.

  • Wenn zum Beispiel im Schnitt der letzten Berichtsperiode pro 80 € Kosteneinsatz 100 € Erlöse generiert wurden, hat das Unternehmen wirtschaftlich gearbeitet.
Symbolbild Wirtschaftlichkeit: Waage zeigt Würfel mit Plus- und Minus-Zeichen

Für Produktivität und Wirtschaftlichkeit gilt gleichermaßen: Ob die ermittelte Zahl gut oder schlecht ist, kann nur dann beurteilt werden, wenn eine zuverlässige Vergleichszahl zur Verfügung steht – von einem Wettbewerber oder von einer Periode davor.

Zusammenhang Produktivität, Effektivität, Effizienz

Aufgrund der Zahlen der letzten Berichtsperiode nimmt man sich nun vor, die Arbeit der Belegschaft anders/besser zu organisieren. Wenn man sich vornimmt,

  • mit 10 Mitarbeitern in 40 Stunden nunmehr 4.400 Artikel herzustellen, dann sucht man ggf. nach Möglichkeiten, um die Effektivität der Arbeit zu erhöhen. Ziel: Produktivität steigern.
  • mit nur noch 9 Mitarbeitern in nur noch 36 Stunden die 4.000 Artikel herzustellen, dann sucht man ggf. nach Möglichkeiten, um die Effizienz der Arbeit zu erhöhen. Gleiches Ziel: Produktivität steigern.

Beurteilung der Wirtschaftlichkeit von Investitionen zur Produktivitätssteigerung

Um die Produktivität zu erhöhen, investieren Unternehmen in modernere Maschinen, aber auch in Software.

Während die Investitionsrendite einer Produktionsmaschine sich relativ leicht ausrechnen lässt, sieht dies bei der Investition in eine Softwarelösung anders aus. Wie lässt sich hier die Investitionsrendite berechnen und geht das überhaupt?

Soll ich für die Steigerung der Produktivität Investitionen tätigen?

Es ist wohl ein offenes Geheimnis, dass die Aufmerksamkeit der Entscheider tendenziell auf die Höhe der Investition und des zur Verfügung stehenden Budgets gerichtet ist. Die Konsequenzen ihrer Entscheidungen für die künftigen Prozesse werden meist vernachlässigt.

Beispielsweise derart, dass die Entscheider sich von der Höhe der Investition abschrecken lassen, weil sie die Einsparungen in den Prozessen nicht kennen und berücksichtigen können: Wie viel Euros können wir potenziell einsparen, wenn unsere Mitarbeiter künftig schneller arbeiten, sicherer Daten untereinander austauschen, und Wartezeiten und kostspielige Fehlerquellen eliminiert werden können?

Aber auch das Gegenteil davon kann beobachtet werden: Prestige-Investitionen in Software und Technik, die keine erkennbare oder angemessene Investitionsrendite mit sich bringen werden.

Prozesskostenkalkulation ist ein Muss

Das reale Geschehen in Unternehmen läuft in Prozessschritten ab. Einer der größten Kostenfaktoren in den Prozessen sind dabei die Personalaufwendungen. Wir sollten uns immer wieder bewusst machen: Wir schließen keinen Festpreisvertrag mit unseren Mitarbeitern ab, die uns darin einen vorher festgelegten Output zusichern. Wir kaufen vielmehr Zeiteinheiten ein – beispielsweise 40 Stunden pro Woche. Das Fixgehalt, das wir ihnen zahlen, dient dazu, die Stundenkosten der gekauften Zeiteinheiten ermitteln zu können.

Die einzig relevante Frage lautet somit: Was machen die Mitarbeiter in/mit ihrer Zeit?

Die Zeit, die die Mitarbeiter für die Prozessschritte benötigen, ist stark vom menschlichen Verhalten beeinflusst. Beispielsweise von der Frage, wie gut die Person in der Lage ist, sich zu fokussieren oder die eigene Zeit effizient zu managen. Aber auch vom Verhalten der Entscheider, vom Verhalten der Kollegen und vom Verhalten der Kunden. Und da Menschen sich mal so und mal anders verhalten, hat die benötigte Zeit immer eine Bandbreite „von, im Schnitt, bis“.

Erst wenn wir diese Bandbreite kennen und in Euros umrechnen, werden wir wissen können, ob und unter welchen Umständen das Unternehmen nach Geldeingang einen ökonomischen Gewinn erwirtschaftet hat oder nicht. Und erst dadurch können wir mögliche Ansätze zur Steigerung der Produktivität erkennen.

Kann die Wirtschaftlichkeit aufgrund von periodischen Zahlen beurteilt werden?

Jedes Unternehmen besteht aus sehr vielen Einzelprozessen, die vor oder während einer Berichtsperiode beginnen und während oder nach der Periode enden können.

Trotz dieser banalen Logik legen wir alle eine Periodenschablone über den Unternehmensalltag, um die Durchschnittswerte des abgeschlossenen Geschäftsjahres oder die der zurückliegenden Quartale oder Monate betrachten zu können.

Kann die Produktivität aufgrund von periodischen Zahlen beurteilt werden?

Das ist noch kein Problem, denn genau das erwarten das Finanzamt und die kreditgebenden Banken von uns.

Das Problem entsteht erst durch den Umstand, wenn wir diese Periodenzahlen als Instrument zur Unternehmensführung einsetzen wollen. Wir versuchen (vergeblich) den Erfolg der täglichen Zusammenarbeit aus diesen Zahlen abzulesen. Und wir wollen daraus Rückschlüsse für die Zukunft ziehen. Produktivität lässt sich aber nur durch Prozesse und nicht durch Perioden berechnen und steigern.

Um zu demonstrieren, wie absurd rein rechnerische Fakten sein können, betrachten wir exemplarisch die folgende Auftragskalkulation:

Umsatz1.000,–
(–)Material & Löhne600,–(60%)
(=)Rohmarge400,–(40%)
(–)Gehälter120,–(12%)
(–)Betriebl. Aufw.100,–(10%)
(=)Gewinn180,–(18%)

Hier geht es insbesondere um die 120 € kalkulatorischen Gehälter. Eine Zahl, die in vielen Unternehmen dadurch ermittelt wird, indem die durchschnittlichen Gehälter des Jahres als %-Satz des Umsatzes o. Ä. herangezogen werden. Nehmen wir ferner an, dass der durchschnittliche Stundensatz pro Mitarbeiter 40 €/Stunde beträgt. Mit anderen Worten:

  • Bei jedem Auftrag in Höhe von 1.000 € unterstellen wir kalkulatorisch, dass wir für alle administrativen Aufgaben drei Stunden benötigen werden (= 120 € kalk. Kosten ÷ 40 €/Std.).

Wenn Kunde A nur eine einzige Offerte von uns benötigt, um 1.000 € Umsatz zu tätigen, wir zwischendurch nichts mehr von ihm hören und er am Ende pünktlich seine Rechnung zahlt, dann könnte die Annahme durchaus angemessen sein.

Kunde B benötigt hingegen mehrere Offerten. Verhandelt mehrfach nach. Passt den Auftrag an. Ruft zwischendurch immer wieder an, um sich nach dem Stand der Dinge zu erkundigen. Und wir müssen schlussendlich auch noch mahnen, bis er endlich seine Rechnung bezahlt hat. Wenn wir Kunde B genauso kalkulieren wie Kunde A, dann haben wir ein denkbar schlechtes Geschäft gemacht.

Nochmal: Produktivität muss prozessbasiert sein, die periodische Betrachtung allein ist sinnfrei.

Im letzten Beitrag dieser Beitragsreihe geht es weiter mit „Unsicherheit“: Der richtige Umgang mit Chancen und Risiken bei der Planung des Weges zum Ziel.

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